Polìtica de tratamiento de datos personales

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de ESCUELA DE AVIACION CIVIL COLOMBIANA AVIACOL SAS., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

Está dirigido a aliados, alumnos, aprendices Sena y/o convenio Universitario, pasantías, asistentes a eventos, aspirantes, colaboradores, clientes, equipo de trabajo, instructores, interesados en servicios y productos, padres de familia y/o acudientes, participante de actividades, proveedores, referidos, socios,  usuarios registrados en sitio web y visitante presentes y futuros, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de AVIACOL SAS, que en adelante se tendrá como “AVIACOL”.

DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Durante el tiempo que AVIACOL ejerza las actividades propias de su objeto social y a partir del momento en que acepta y autoriza el cliente.

Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos:  conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabientes: persona que ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de la otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.

Clientes: persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales AVIACOL tiene una relación comercial.

Datos personales: cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica, o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.

Datos privados: están relacionados con el ámbito privado de las personas, datos contenidos en documentos privados, gustos, o datos de contacto personales.

Datos públicos: datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos entre otros registros públicos, documentos públicos, gacetas o boletines oficiales o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos semiprivados: su acceso está sujeto a algún grado de restricción, e interesa a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales etc.

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial étnico, orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,  la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los  derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: la persona natural o jurídica, pública o privada u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.

Habeas data: es la información que todo titular tiene derecho de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

Proveedor: persona natural o jurídica que asume contractualmente con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras o servicios con sujeción al proyecto y al contrato.

Responsable del tratamiento de la información: persona natural o jurídica pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de datos.

Responsable de la gestión de la información: persona o personas a las que internamente se les ha asignado formalmente la función de coordinar y controlas las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares efectúen.

Representante legal: Persona que actúa en nombre de otra, ya sea en nombre de una persona natural o de una persona jurídica, en virtud de la ley, de una escritura pública o una sentencia. 

Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir los datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.

Titular del dato: persona natural titular de los datos sobre los cuales se realiza cualquier tipo de tratamiento.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional).

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento de los datos: cualquier operación o procedimiento técnico, sea, o no automatizado, que permitirá recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

AVIACOL LTDA está legalmente constituida por certificado de existencia diciembre 1 de 2.005 inscrita en Cámara de Comercio.

Razón social:  ESCUELA DE AVIACION CIVIL COLOMBIANA AVIACOL SAS.

NIT:  900.090.606-2

PBX:  037-6471911

Oficina Principal: Calle 44 No. 29-46 Bucaramanga.

Correo de contacto: protecciondatos@aviacolescuela.edu.co

Sitio Web: www.aviacolescuela.edu.co

GENERALIDADES

AVIACOL, es responsable de los datos personales, recolectados a través del desarrollo de su actividad comercial, y por tanto de las bases de datos.

Para efectos de esta política de tratamiento de la información AVIACOL; identificará como Titulares a clientes a aspirantes, interesados, alumnos, padres de familia y/o acudientes, colaboradores, instructores, aliados, proveedores, participantes de actividades, asistente a evento, visitante, aprendiz Sena y/o Convenio Universitario, referidos y usuarios registrados en web presentes y futuros.

PRINCIPIOS

a)  El tratamiento de la información se realiza bajo los lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

b)  Cuando se recolecta información personal, siempre media el consentimiento, previo, expreso, tácito e informado del titular de los datos, según sea el caso.

c)  El tratamiento de la información debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cuál debe ser informada al Titular.

d)  En cualquier momento los titulares de los datos personales pueden consultar la información que AVIACOL gestiona.

TITULARES Y DATOS PERSONALES

En la operación diaria se tratan datos personales que pertenecen a las siguientes categorías públicos; semiprivados y privados. Esta información corresponde a los siguientes titulares presentes y futuros:

a)  Aliados

b)  Alumnos

c)  Aprendiz Sena y/o convenio Universitario, Pasantías.

d)  Asistentes de eventos

e)  Aspirantes

f)  Colaboradores (Trabajadores, Contratistas)

g) Clientes

h)  Equipo de trabajo

i)  Instructores

j)  Interesados en servicios y productos

k)  Padres de Familia y/o Acudientes

l)  Participante de actividades

m) Proveedores.

n)  Referidos

o)  Socios

p)  Usuarios registrados en sitio web.

q)  Visitante

FINALIDAD DE TRATAMIENTO

La información que recolecta AVIACOL en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los titulares, asuntos contables, fiscales, seguridad, comunicación de la institución.

a)  Trámite de inscripción para los diferentes programas académicos.

b) Uso del circuito cerrado de T.V en las instalaciones.

c) Proceso de pago de matrícula.

d) Fines administrativos internos y/o comerciales como: auditorias, inspecciones, reportes, contabilización, registros contables, análisis estadístico, financiero, facturación entre otros.

e) Elaboración de estudios que requieran estadística, encuesta y análisis del mercado.

f)  Promocionar y publicitar nuestras actividades productos y servicios.

g) Capturar imágenes de eventos, personas, clases, y en general todo lo que se requiera para fines académicos, lúdicos y publicitarios.

h) Comunicación interna y externa por medio de: correo electrónico, llamada telefónica, mensaje de texto. Redes sociales entre otros.

i)  Transmitir información a través de campañas comerciales para la promoción de servicios y productos.

j)  Identificar fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

k) Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.

l)  Recibir mensajes relacionados con la gestión interna para la solución de preguntas, quejas y reclamos.

m) Realizar control y selección de proveedores: servicios, compras, instructores.

n) Transmisión de los datos a la Aeronáutica (todas las Dependencias que lo requieran) de alumnos, instructores, y personal vinculado directa y/o indirectamente a la Escuela.

o)  Efectuar el pago de Dividendos.

p)  Control de la participación de socios.

q)  Citación a reuniones y asambleas.

r)  Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales, extralegales derivadas del contrato laboral.

s) Capacitación y formación.

t)  Seleccionar y reclutar personal que ocuparán las vacantes.

u) Compartir los datos personales con entidades bancarias y empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

DERECHOS DEL TITULAR

El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del Tratamiento o Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento

c) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del responsable, podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos.

Según lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 del 2013 el cual determina,

“El Titular podrá consultar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y en su caso certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de industria y comercio cuando este, así lo requiera el soporte de dichos gastos.

SEGURIDAD

AVIACOL; se compromete en proteger de sus aliados, alumnos, aprendiz Sena y/o convenio Universitario, pasantías, asistentes a eventos, aspirantes, colaboradores, clientes, equipo de trabajo, instructores, interesados en servicios y productos, padres de familia y/o acudientes, participante de actividades, proveedores, referidos, usuarios registrados en sitio web y visitante presentes y futuros, el acceso a la información del personal no autorizado, o cualquier modificación, divulgación o destrucción de la información que posee pues son objeto de protección con las medidas de control que garanticen su correcta utilización.

TRATAMIENTO DE DATOS

Se encuentran distribuidas por áreas según sus propios requerimientos y serán ellas directas responsables de las actualizaciones y/o modificaciones de acuerdo con la finalidad de esta política de datos y también de acuerdo con el Manual de Políticas Internas de AVIACOL.

 CONOCIMIENTOS, ACTUALIZACION Y RECTIFICACION DE INFORMACION PERSONAL DE LOS CLIENTES.

En cualquier momento el Titular podrá solicitarle a AVIACOL; como responsable de los datos personales que proporcione información sobre los mismos, que actualice, rectifique y pueda incluir nuevos datos o en su defecto suprimirlos o excluirlos de la base de datos; salvo que por normas de control y registros contables los requiera la Escuela para la prestación del servicio registrado o inscrito, o por el contrario será desvinculado.

Si el Titular requiere realizar consultas, quejas o reclamos lo podrá hacer a través del correo  protecciondatos@aviacolescuela.edu.co  Y consultar el procedimiento para  trámite de consulta y reclamo en el sitio web www.aviacolescuela.edu.co

10.  TRAMITE DE CONSULTA

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de AVIACOL.

La consulta deberá ser formulada por el medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a AVIACOL; en la dirección Calle 52B 31-81 Barrio Antiguo Campestre, Bucaramanga, Santander, o al correo electrónico protecciondatos@aviacolescuela.edu.co, y   serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVIACOL.

TRAMITE DE RECLAMO

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico protecciondatos@aviacolescuela.edu.co en la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez se recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender los reclamos será 15 días hábiles a partir del siguiente día a su fecha de recibo. Si no es posible atenderlo se informará antes del vencimiento del plazo establecido los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta que no podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVIACOL.

12.  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES A MENORES DE EDAD

AVIACOL; realiza tratamiento de datos personales cuyos titulares son menores de edad. Este tratamiento es utilizado con los postulados legales y constitucionales que garantice sus derechos en virtud del interés superior del menor, para tal fin se ha dispuesto medidas especiales en aquellos procesos donde se ingresan estos datos personales como: autorización diligenciada por el representante legal del menor para la matricula en los diferentes programas académicos, especificación por las cuales se recolectan los datos comunicándole de manera previa estas finalidades, orientado siempre a buen uso y adecuado manejo de la información personal.

También se utilizarán titulares menores de edad como base de datos para los diferentes programas académicos, en eventos, o visitas realizadas a instituciones públicas o privados con previa autorización.

13.  MODIFICACIONES

AVIACOL se reserva el derecho de modificar en cualquier momento unilateralmente su política de privacidad y tratamiento de datos personales.

14. VIGENCIA

La presente política se encuentra vigente desde octubre de 2.019.

RICARDO FIGUEREDO MEJIA

Representante Legal